Betrieb & Steuern
E-Rechnungspflicht im Handwerk: Was Chefs bis 2027/2028 wirklich tun müssen
… und wer ganz entspannt bleiben kann.
Von Michael Schmidt 8 Min. Lesezeit
„E-Rechnungspflicht“ – bei vielen Handwerkern löst das Wort Stress aus. Dabei ist die gute Nachricht: Viele Betriebe müssen gar nichts oder nur sehr wenig tun. Entscheidend ist, wem Sie Rechnungen schreiben und wie groß Ihr Betrieb ist. Wir zeigen Ihnen zuerst, wer entspannt bleiben kann – und danach, was die anderen wirklich müssen.
Wer kann völlig entspannt bleiben?
Nur Privatkunden (B2C)
Wer ausschließlich für Privatleute arbeitet, muss keine E-Rechnung ausstellen – weder 2027 noch 2028. Papier oder PDF bleiben erlaubt.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit. Nur der Empfang muss möglich sein – ein E-Mail-Postfach reicht.
Rechnungen bis 250 € brutto
Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV bleiben formfrei – Quittung oder Papierbeleg genügt.
Steuerfreie Leistungen
Für bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG gilt die Pflicht ebenfalls nicht.
Aber Achtung, Subunternehmer: Wer für Generalunternehmer, Bauträger oder Hausverwaltungen arbeitet, schreibt B2B-Rechnungen. Dann gelten die Fristen unten voll – egal wie klein der Betrieb ist.
Die drei Fristen: Was Sie wirklich müssen
Seit 01.01.2025
Empfangen – für alle
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von Geschäftspartnern annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. Wichtig ist, dass Sie die Datei lesen und richtig archivieren.
Ab 01.01.2027
Ausstellen – für größere Betriebe
Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen noch PDF oder Papier nutzen.
Ab 01.01.2028
Ausstellen – für alle B2B-Rechnungen
Dann gilt die Pflicht für ausnahmslos alle Unternehmen, auch für Kleinstbetriebe – sofern sie keine Kleinunternehmer sind und an Unternehmen abrechnen.
Was ist eine echte E-Rechnung?
| Format | E-Rechnung nach EN 16931? | Hinweis |
|---|---|---|
| XRechnung (XML) | Ja | Reiner Datensatz, Standard bei Behörden |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 / Factur-X | Ja | PDF mit eingebettetem XML; nicht Profile MINIMUM und BASIC-WL |
| PDF per E-Mail | Nein | Nur „sonstige Rechnung“, im B2B nur in der Übergangszeit |
| Papierrechnung | Nein | B2B nur bis Ende 2026 bzw. 2027; B2C weiter erlaubt |
Irrtum vs. Fakt: Die E-Rechnung im Handwerk
Irrtum Nr. 1: Ich maile schon PDFs – ich bin also digital aufgestellt.
Fakt: Eine PDF ist keine E-Rechnung, sondern nur eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD).
Irrtum Nr. 2: Ich drucke die E-Rechnung für den Ordner aus – das reicht.
Fakt: Verstoß gegen die GoBD. Das elektronische Original muss unveränderbar archiviert werden. Sonst droht Ärger mit dem Vorsteuerabzug.
Irrtum Nr. 3: Die E-Rechnung betrifft mich erst 2028.
Fakt: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 – auch als Kleinbetrieb.
Irrtum Nr. 4: Für Privatkunden muss ich auch umstellen.
Fakt: Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Für Privatkunden bleibt alles wie gewohnt.
Die Rechtsgrundlagen
- § 14 UStG – Definition der E-Rechnung und Ausstellungspflicht zwischen Unternehmen.
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln für 2025 bis 2027 (Wachstumschancengesetz).
- § 19 UStG – Kleinunternehmer, befreit von der Ausstellung.
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- § 147 AO und GoBD – Aufbewahrung im Original, unveränderbar und maschinell auswertbar.
Checkliste: In 10 Schritten zur E-Rechnung
Am besten jetzt angehen – dann bleibt 2027 und 2028 alles ruhig.
- 1Kundenstamm prüfen: Wie viele Rechnungen gehen an Unternehmen?
- 2Vorjahresumsatz prüfen: über 800.000 €? Dann Frist 01.01.2027
- 3Eigenes E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen einrichten
- 4Handwerkersoftware fragen: XRechnung und ZUGFeRD möglich?
- 5Steuerbüro einbinden und Übergabe der Daten abstimmen
- 6Archiv einrichten: XML-Original unveränderbar, 8 Jahre
- 7Kein Ausdrucken und Löschen der Originaldateien
- 8Testrechnung an einen Geschäftskunden schicken
- 9Wichtige Auftraggeber (GU, Bauträger) nach Formatwunsch fragen
- 10Mitarbeitende im Büro schulen
Weniger Büro, mehr Zeit für den Betrieb
Die E-Rechnung ist eine gute Gelegenheit, die Abläufe im Betrieb neu zu ordnen. Das Versorgungswerk unterstützt Handwerksbetriebe bei Fragen rund um Absicherung und Vorsorge – damit Sie sich auf Ihr Handwerk konzentrieren können.
E-Rechnung im Handwerk: Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Handwerker?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere Unternehmen.
Brauche ich eine E-Rechnung für Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung verschickt werden. Bei Arbeiten an Grundstücken gilt aber weiterhin die Pflicht, überhaupt eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Eine reine PDF-Datei gilt nur als sonstige Rechnung und ist im B2B-Bereich nur noch in der Übergangszeit erlaubt.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit. Sie müssen E-Rechnungen von Lieferanten aber empfangen können. Dafür genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Nein. Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV) dürfen weiterhin in jeder Form ausgestellt werden, auch auf Papier. Das gilt etwa für Kleinmaterial oder kleine Reparaturen an Geschäftskunden.
Wie muss eine E-Rechnung archiviert werden?
Die E-Rechnung muss in ihrer ursprünglichen elektronischen Form unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden, in der Regel acht Jahre. Ein Ausdruck reicht nicht. Maßgeblich sind die GoBD. Fehlt das Original, kann das bei einer Betriebsprüfung Probleme mit dem Vorsteuerabzug verursachen.
Was gilt für Subunternehmer, die für Generalunternehmer arbeiten?
Rechnungen an Generalunternehmer, Bauträger oder Hausverwaltungen sind B2B-Rechnungen. Hier gelten die Fristen der E-Rechnungspflicht voll. Kleinere Betriebe dürfen bis Ende 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, viele Auftraggeber fordern aber schon heute E-Rechnungen an.
Hinweis: Alle Angaben dienen der allgemeinen Information und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Für verbindliche Berechnungen im Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.